Что такое факсимиле
Слово пришло из латыни: fac simile — «сделай подобное». Раньше факсимиле было резиновым штампом с гравировкой подписи, сегодня чаще используют цифровое изображение — PNG-файл с прозрачным фоном, который ставят на документ в редакторе. По сути это одно и то же: механическое воспроизведение собственноручной подписи, и Гражданский кодекс относится к обоим вариантам одинаково (ст. 160 ГК РФ).
Три способа сделать факсимиле онлайн
1. Оцифровать настоящую подпись
Распишитесь чёрной или синей ручкой на белом листе, сфотографируйте его сверху при хорошем освещении и загрузите снимок в редактор. Сервис уберёт фон, обрежет поля и сделает линии чёткими — получится подпись с прозрачным фоном. Это самый естественный вариант: факсимиле совпадёт с вашей подписью на бумаге.
2. Нарисовать подпись на экране
Подходит, если под рукой нет бумаги: распишитесь мышкой, пальцем на телефоне или стилусом. Линия сглаживается, а её толщина меняется, как у настоящей ручки.
3. Набрать рукописным шрифтом
Введите фамилию или инициалы и выберите стиль — от строгого до размашистого. Такой вариант хорош для оформления, но для документов лучше использовать вашу настоящую подпись.
Как сделать, чтобы факсимиле выглядело естественно
- Расписывайтесь крупнее обычного: при уменьшении линии станут аккуратнее.
- Выбирайте синий цвет — так подпись визуально отличается от печатного текста. Цвет можно поменять и после загрузки.
- Не растягивайте подпись по одной оси, сохраняйте пропорции.
- Ставьте подпись над строкой «подпись», слегка заходя на линию, — как при подписании ручкой.
Как пользоваться факсимиле в PDF и Word
Готовое факсимиле хранится в библиотеке редактора. Откройте нужный документ — PDF, файл Word или фото, — выберите подпись из библиотеки и поставьте её на строку «подпись». Документы Word и Excel перед этим переводятся в PDF, поэтому итоговый файл откроется одинаково у вас, у контрагента и на любом принтере.
Как хранить факсимиле безопасно
Изображение подписи легко скопировать, поэтому обращайтесь с ним как с ключами от офиса. Не отправляйте файл с подписью в мессенджерах и по почте «на всякий случай», не публикуйте его на сайте и не оставляйте на чужих компьютерах. В ПодписьОнлайн подпись хранится в вашем браузере, а после входа — в вашем аккаунте; удалить её из библиотеки можно в любой момент.
Где факсимиле можно использовать
Пункт 2 статьи 160 ГК РФ разрешает факсимильное воспроизведение подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. На практике это значит:
- договоры и акты — если в договоре прописано, что стороны признают факсимиле; удобно добавить такой пункт заранее и приложить образцы;
- коммерческие предложения, письма, прайс-листы, счета на оплату;
- внутренние документы компании, если порядок закреплён локальным актом;
- благодарственные письма, поздравления, рекламные материалы.
Где факсимиле использовать нельзя или рискованно
- Счета-фактуры. Требования к их подписанию установлены ст. 169 НК РФ, и Минфин считает факсимиле на счёте-фактуре недопустимым.
- Трудовые договоры и кадровые документы. Трудовой кодекс не предусматривает факсимиле — подписывайте их от руки или электронной подписью.
- Доверенности — факсимиле может стать основанием признать доверенность недействительной.
- Документы для суда, налоговой и других госорганов, нотариальные и банковские документы.
- Любые случаи, когда получатель документа не согласился на факсимиле.
Факсимиле вместе с печатью
Для документов организации факсимиле подписи руководителя часто ставят вместе с печатью. В редакторе их можно расположить рядом и сохранить обе в библиотеку. Как подготовить изображение оттиска, рассказываем в инструкциях как поставить печать онлайн и как сделать печать без фона.